Ciencia

7 consejos para la efectividad de las reuniones en el equipo de trabajo.

Las reuniones de los equipos de trabajo, en cualquier ámbito, han perdido notoriedad. Las mismas se han convertido una especie de “mal necesario”, algo aburrido o una tarea rutinaria que cumplir. Esta realidad repercute en la efectividad del trabajo que realiza el equipo.

La buena noticia es que no estamos condenados a continuar realizando reuniones que nos dejen tan mal sabor. Debemos aspirar a lograr reuniones efectivas que se caractericen por propiciar un buen ánimo entre los integrantes, que al salir de ellas estemos llenos de motivación, nuevos retos, nuevas ideas y un compañerismo más estrecho con el resto de los miembros de nuestro equipo.

En pro de caminar en esta dirección, pongo a vuestra consideración estos 7 consejos que me han sido útiles por años en mi trabajo: 

  1. La prepare cuidadosamente la reunión. Aunque parezca increíble, muchos líderes pasando por alto este detalle, dirigen las reuniones improvisando en el momento. Es importante llegar a la reunión con el tema que nos convoca bien definido, con los objetivos que queremos lograr bien claros, así como propuestas bien analizadas.
  2. Invite solamente a las personas que deben estar en la reunión. Aunque pudieran existir personas que no forman parte de nuestro equipo, pero pueden realizar buenos aportes, lo más común es que las personas ajenas vienen desenfocadas, nos interrumpen innecesariamente y no dan lo que se esperaba de ellas.
  3. Entregue una agenda, o proyéctela ante todos, de los puntos a tratar en la reunión. Esto ayudara a mantener el tema de la reunión en perspectiva. Especialmente en las culturas cálidas relacionales como la hispana, la tendencia es a tener un exceso de participación. Esto nos desvía del tema una y otra vez, pero al tener una agenda clara, será más fácil regresar al punto de origen. También preparará de ante mano a los integrantes a dar opiniones más sólidas y aprovechar mejor el tiempo.
  4. Evite todo lo más posible las interrupciones. Sin dudas, las interrupciones nos desconectan del tema y nos roban el tiempo destinado a la reunión. Por esa razón, debemos escoger el lugar con este tema en mente. También debemos fijar de ante mano la conducta a seguir ante las interrupciones.
  5. Haga todo lo posible por comenzar y terminar a tiempo. Tenemos la tendencia en nuestra cultura de premiar a los que llegan tarde, pues esperamos por los más atrasados para comenzar. La reunión debe darse dentro de un tiempo específico, pues cuando se vuelven interminables no estamos respetando el tiempo de los demás y posiblemente perderán interés de volver a participar en las mismas.
  6. Llegue a conclusiones concretas. Nada es más frustrante que participar en una reunión y no llegar a concretar nada. Cuando todos hablan, pero nada se decide, nos deja la sensación de una gran pérdida de tiempo. Si esto se convierte en la norma, pronto comenzarán a dejar de asistir sus integrantes. Sin embargo, lo contrario también es cierto, pues cuando las reuniones avanzan y llegamos a cuerdos que hacen funcionar la organización, seguramente podremos contar con la cooperación de todos los miembros.
  7. Asegúrese que lo acordado llegue a su feliz cumplimiento. Si tomamos buenos acuerdos, pero nunca se concretan en la práctica, igualmente será decepcionante y la organización no avanzará mucho en el cumplimiento de sus objetivos.

Finalmente, queremos decir que nos complace muchísimo poner a vuestra disposición un conocimiento AUTÉNTICO que le ayude a caminar sabiamente por los intrincados caminos de la vida.

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