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Organización Y Métodos

Organización Y Métodos - Negocios

En la actualidad, la mayoría de las empresas han creado áreas de organización y métodos para garantizar la eficiencia y simplicidad al mecanismo administrativo El avance de la complejidad en la administración, ha potenciado esta necesidad de sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a la administración.

Conceptos

Según la Real Academia Española, organización es:

  1. Acción y efecto de organizar u organizarse.
  2. Asociación de personas regulada por un conjunto de normas en función de determinados fines.
  3. Disposición, arreglo, orden.

Por su parte,un método es:

  1. Modo de decir o hacer con orden.
  2. Modo de obrar o proceder, hábito o costumbre que cada uno tiene y
  3. Obra que enseña los elementos de una ciencia o
  4. Procedimientoque se sigue en las ciencias para hallar la verdad y enseñarla.

De acuerdo a las definiciones aisladas de estas dos palabras, haciendo la unión de ellas y situándolas en el contexto correspondiente, podemos llegar a la conclusión de que organización y métodos, es en realidad, una  forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados.

Funciones y objetivos de la organización y métodos

La organización y métodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento en la administración, cumpliendo como función, el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que dirigen.

Estas funciones buscan un objetivo que es precisamente, de contribuir al mejoramiento administrativo de las unidades orgánicas que conforman la estructura de estudio u empleo, proponiendo y concretando medidas de apoyo técnico orientadas a optimizar la estructura, objetivos, funciones, normativa, procedimientos y sistemas que garanticen mayor productividad y a su vez mejores resultados.

La organización y métodos varían de acuerdo al desarrollo de la organización, las funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la administración y se pueden destacar de la siguiente manera:

  • Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia. Esta primera función implica que efectúen varias actividades como la realización de un diagnóstico general de la estructura y procedimientos de la organización, la proposición de modificaciones para la adaptación de los sistemas y procedimientos, su diseño y la formulación de manuales administrativos.
  • Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se trabaja. Según esto, deben desarrollarse actividades de investigación y clasificación de acuerdo a las bases jurídicas que le otorgan legitimidad a la administración de la dependencia.
  • Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas; coordinándose con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y capacitación del personal.
  • Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación. Para promover la coordinación de los recursos e investigar las nuevas técnicas de administración que se puedan aplicar, de este modo comunicar o divulgar dichas técnicas para que sean aplicadas.
  • Hacer un estudio del trabajo realizado en la organización, donde se verifiquen todas las actividades realizadas como un análisis integral de finalidad, de organización, sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en los métodos.
  • Dictamen, asesoramiento e información de los trabajos que deba realizar la organización en cada una de sus divisiones.
  • Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de métodos y los principios generales para resolución de problemas que se plantean en la organización de la cual dependen.
  • Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de organización y métodos.
  • Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y empleados.

Cumpliendo con las diversas funciones de la organización y los métodos que se llevan a cabo se asegura el máximo de eficiencia en el financiamiento de la máquina administrativa, y mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de organización se consiguen entre otras cosas, ahorros en el costo de la producción y en la utilización de mano de obra.

Ventajas sobre el administrador

La ventaja principal que la organización y métodos tiene sobre un administrador, es que su responsabilidad radica en estudiar los problemas administrativos. Para ello, puede tomarse el tiempo necesario para pensar e indagar sin necesidad de abandonar otras responsabilidades. La función del administrador al trabajar en este tema de la organización y métodos será reunir los datos para analizarlos y buscarles una mejora. Para que el administrador consiga los datos que necesita estará en contacto con las personas encargadas de la actividad que se analiza.

Otra de las ventajas que trae para el administrador, es el desarrollo de sus facultades críticas. Permite adoptar un pensamiento basado en propósitos más que en medios, interrogar sobre lo que se hace y los motivos por los que se hacen.

De esta forma, el administrador tiene acceso a la información de una manera más sencilla, plantea objetivos claros y todo tiene una base sustentada para que los proyectos sean eficaces.

Conclusión

Al crear una empresa, todos los que allí laboran son responsables de asegurar que su sector en los negocios sea conducido eficientemente. En el caso, de los administradores de la empresa, recae mayor responsabilidad, ya que, por lo general, son ellos quienes trazan la forma de la organización y crean los instrumentos apropiados o métodos para llevar a cabo cada función.

Un sistema de organización y métodos es vital para cualquier empresa, ya que ayuda al mejoramiento e innovación de la misa. Es la base de la empresa, donde hay orden, se llevará a cabo un trabajo eficiente, por ende, generará una empresa productiva que tendrá tiempo y oportunidades para pensar en sus objetivos a futuro para seguir ofreciendo un servicio de calidad a sus clientes.

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Acerca del autor

Ambar Vegas

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